7 manieren om bijtelling voor uw zakelijke bestelauto te voorkomen

Is er een zakelijke bestelauto aanwezig? Dan is de hoofdregel dat hiervoor privégebruik en bijtelling plaatsvindt. Hoe dit gebeurt is afhankelijk van uw ondernemingsvorm.

• De IB-ondernemer (eenmanszaak, VOF, maatschap)
  Heeft u als IB-ondernemer een bestelauto tot uw beschikking die tot uw ondernemingsvermogen behoort? Dan is de bijtelling niet aftrekbaar van de winst. Dit is vanwege het privégebruik. Dit bedrag kan niet negatief worden, oftewel: de bijtelling kan nooit meer zijn dan de werkelijke autokosten inclusief afschrijving.
   
• Werknemers en de dga
  Wordt aan een werknemer of de dga een bestelauto ter beschikking gesteld? Dan wordt de bijtelling als loon aangemerkt. De werkgever is verplicht hierover loonheffing in te houden. 

Bijtelling in percentages

De bijtelling bedraagt een percentage van de cataloguswaarde. Dat is afhankelijk van het jaar waarin de auto voor het eerst op kenteken is gesteld. Dit percentage blijft 60 maanden van kracht. Daarna wordt het percentage bepaald op basis van wetgeving die dan geldt. 

De bijtelling bedraagt 22% voor:

• Auto’s die in 2023 voor het eerst op kenteken worden gezet.
• Voor bestelauto’s die niet volledig elektrisch zijn.

De bijtelling bedraagt 16% voor:

• Volledig elektrische bestelauto’s. Let op: dit geldt voor de cataloguswaarde tot maximaal € 30.000, daarboven bedraagt de bijtelling 22%. 
• Bestelauto’s op waterstof (over de gehele cataloguswaarde).

Voorbeeld berekening bijtelling
Aan dga A is een niet-elektrische bestelauto met een cataloguswaarde van € 60.000 ter beschikking gesteld. Deze wordt in 2023 voor het eerst op kenteken gezet. 

Aan dga B is een elektrische bestelauto met een cataloguswaarde van € 60.000 ter beschikking gesteld. Ook deze wordt in 2023 voor het eerst op kenteken is gezet.

Bijtelling dga A: € 60.000 x 22% = € 13.200.
Bijtelling dga B: € 30.000 x 16% + € 30.000 x 22% = € 4.800 + € 6.600 = € 11.400.

Voorkomen bijtelling privégebruik
Zowel werkgevers als werknemers hebben een aantal mogelijkheden om aan bijtelling voor privégebruik te ontkomen. Hieronder leest u beknopt de mogelijkheden.

1. Maximaal 500 kilometers privégebruik

U hoeft geen bijtelling te betalen wanneer een bestelauto jaarlijks voor minder dan 500 privékilometers gebruikt wordt. Hiervoor heeft u een sluitende kilometerregistratie nodig.

Een werknemer kan een ‘verklaring geen privégebruik bestelauto’ aanvragen bij de Belastingdienst. Daarmee verklaart hij dat hij de bestelauto niet privé gebruikt. Heeft u als werkgever geen aanwijzingen dat de bestelauto toch meer dan 500 privékilometers op jaarbasis wordt gebruikt? Dan mag u hiervan uitgaan. Eventuele controles of correcties door de Belastingdienst vinden dan bij de werknemer plaats.

2. Gebruik bestelauto buiten werktijd niet mogelijk

Kan uw werknemer een ter beschikking gestelde bestelauto niet buiten werktijd gebruiken? Dan geldt de regeling voor privégebruik auto niet. U hoeft dus niets bij het loon te tellen voor het privégebruik.

3. Verbod privégebruik bestelauto

Stelt u een bestelauto ter beschikking waarvoor u privégebruik verbiedt? Dan is de regeling privégebruik auto niet van toepassing. U hoeft dus niets bij het loon te tellen voor het privégebruik auto. Wel moet u voldoen aan de volgende voorwaarden: 

• • U legt uw verbod vast in een schriftelijke afspraak en bewaart deze bij uw loonadministratie.
  • U ziet toe op de naleving van uw verbod. Bij controle door de Belastingdienst moet u uw toezicht aannemelijk kunnen maken. Daarom moet u uw waarnemingen vastleggen en bewaren bij uw loonadministratie. 

Met de Belastingdienst kunt u afspraken maken over de mate van toezicht en de bewaartermijn(en) van uw waarnemingen. Constateert u een overtreding van het verbod? Dan kunt u een sanctie opleggen.  

4. Bestelauto alleen geschikt voor vervoer van goederen

Is een ter beschikking gestelde bestelauto (nagenoeg) uitsluitend geschikt voor vervoer van goederen? Dan geldt de regeling voor privégebruik niet. Gebruikt de werknemer de bestelauto voor privé? Dan is de waarde in het economische verkeer van de gereden privékilometers loon van de werknemer. 

5. Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto

Het kan zijn dat meerdere werknemers een bestelauto doorlopend afwisselend gebruiken. In deze situatie kan het bezwaarlijk zijn de bijtellingsregeling individueel toe te passen. In dat geval moet u eindheffing toepassen voor het privégebruik.

6. Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

Heeft uw werknemer een bestelauto van de zaak die hij uitsluitend zakelijk gebruikt? Dan kunt u namens uw werknemer de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ bij de Belastingdienst indienen. Vanaf de ingangsdatum van de verklaring hoeft u geen bijtelling voor het privégebruik auto bij het loon van uw werknemer te tellen en hoeft uw werknemer geen rittenregistratie bij te houden. Vanaf de ingangsdatum van de verklaring mag uw werknemer de bestelauto niet privé gebruiken.

7. Vereenvoudigde rittenregistratie

U mag de bijtelling privégebruik bestelauto achterwege laten als blijkt dat uw werknemer op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt. De bijtelling mag u ook achterwege laten als u van uw werknemer een kopie van zijn ‘Verklaring geen privégebruik auto’ hebt gekregen. In beide situaties kan de werknemer het bewijs met een rittenregistratie leveren. Hierin moet hij elke zakelijke rit en elke privérit registreren. 

Worden zakelijke ritten tijdens werktijd bijgehouden en is het bijhouden van een rittenregistratie een grote administratieve en financiële last? Dan kan om praktische redenen het bewijs met een vereenvoudigde rittenregistratie geleverd worden. Hierbij moet u met uw werknemer schriftelijk afspreken dat: 

• De werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie heeft.
• Privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan.
• U in uw administratie informatie hebt over zakelijke bestemmingen.

Vraag advies
De fiscale wet- en regelgeving over bijtelling privégebruik voor een bestelauto is omvangrijk en ingewikkeld. Het is daarom zaak dat u zich vooraf en vervolgens continu goed laat adviseren. Hiervoor kunt u uiteraard contact opnemen met H&L Accountants & Belastingadviseurs.