De werkkostenregeling 2023: zijn uw arbeidsvoorwaarden nog up-to-date?

Let op: deze regels gelden voor 2023. Binnenkort vindt u op deze website een nieuw artikel voor het jaar 2024.

Om het geheugen op te frissen, kijken we eerst nog even naar de basisprincipes van de werkkostenregeling. Het uitgangspunt is dat alles wat een werkgever aan de werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, loon vormt. Bij sommige zaken is dit wellicht vanzelfsprekend, maar hiertoe behoren ook zaken die misschien minder voor de hand liggen. Denk bijvoorbeeld aan de koffie die gedronken wordt, het gereedschap waarmee iemand werkt en het toiletpapier dat wordt gebruikt. Ook deze zaken vormen in beginsel loon. Toch hoeft niet over alles loonheffing te worden afgedragen. Dat zijn de eerdergenoemde mitsen, maren en uitzonderingen. In de regeling kennen we deze onder de noemer gerichte vrijstellingen en nihil waarderingen. Deze zaken zijn, als aan de voorwaarden wordt voldaan, per definitie onbelast. 

De vrije ruimte
Los van de uitzonderingen heeft een werkgever jaarlijks de beschikking over een ‘pot’ geld. Dit is de zogenaamde vrije ruimte. In deze vrije ruimte kan hij zaken onderbrengen die loon vormen. Zolang de ruimte toereikend is en niet wordt overschreden, blijven ook deze zaken onbelast. De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom. Wordt de vrije ruimte overschreden? Dan betaalt de werkgever over het meerdere 80% eindheffing. Het is dus zaak om de vrije ruimte - en de kosten die hierin worden ondergebracht - gedurende het jaar goed te blijven monitoren.

Werkkostenregeling in 2023
Net als tijdens de coronajaren is de vrije ruimte in 2023 eenmalig hoger. Over de eerste € 400.000,- van de loonsom wordt 3% aan vrije ruimte opgebouwd en over het meerdere 1,18%. Normaliter wordt over de eerste € 400.000,- 1,7% opgebouwd (1,92% per 2024), dus dat is een aanzienlijke verhoging. Werkgevers met een loonsom van € 400.000,- of hoger hebben hierdoor € 5.200,- meer te besteden. Zeker in de huidige tijd, waarin krapte op de arbeidsmarkt een steeds groter probleem wordt, is dit een mooi ‘spaarpotje’ om werknemers onbelast, oftewel op een goedkope manier, extra te belonen. 

Enkele gerichte vrijstellingen (zaken die onbelast zijn en niet ten laste van de vrije ruimte komen) zijn met ingang van 2023 iets verhoogd:

• Zo is de thuiswerkvergoeding naar € 2,15 per dag gegaan 
• De reiskostenvergoeding is verhoogd naar € 0,21 per kilometer (deze gaat per 2024 naar € 0,22). Betaalt u als werkgever een hogere vergoeding? Dan is het meerdere belast. Als de vrije ruimte dat toelaat, kan het bovenmatige deel aan de vrije ruimte worden toegewezen. Ook het hogere deel van de vergoeding blijft hierdoor onbelast. 

Aandachtspunten en tips

Gebruikelijkheidscriterium

Werknemers extra belonen met een onbelaste vergoeding vanuit de vrije ruimte van de werkkostenregeling, is mogelijk. Let hierbij op het zogenaamde gebruikelijkheidscriterium. De vergoeding of verstrekking mag namelijk niet ongebruikelijk zijn. Het brutoloon bijvoorbeeld aanwijzen als eindheffingsloon en onbelast uitkeren, is niet toegestaan. Dat is namelijk ongebruikelijk. De Belastingdienst hanteert de regel dat een onbelaste vergoeding van maximaal € 2.400,- per jaar per medewerker per definitie gebruikelijk is. Meer uitkeren kan eventueel, maar dan moet aannemelijk worden gemaakt dat een dergelijke vergoeding binnen het bedrijf, de branche of functie gebruikelijk is. Overleg dit altijd eerst met een specialist.

Maaltijden

Een veel terugkerend onderdeel binnen de werkkostenregeling is het verstrekken van maaltijden. Verschillende maaltijden zijn onbelast en komen niet ten laste van de vrije ruimte. Dit zijn bijvoorbeeld maaltijden die door een werknemer worden genuttigd tijdens dienstreizen of een zakelijke bespreking met een klant. Ook maaltijden die een werkgever verstrekt in verband met overwerk of een koopavond is vrijgesteld. Verstrekt een werkgever dagelijks een lunch op de werkplek aan de werknemers? Dan is dat loon. Deze kosten kunnen eventueel worden toegewezen aan de vrije ruimte. Dit mogen de werkelijke kosten zijn, maar er mag ook worden aangesloten bij een zogenaamd normbedrag. In 2023 is dit € 3,55 per maaltijd. Dit bedrag kan in de vrije ruimte worden ondergebracht. Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer mag hierop in mindering worden gebracht.

Personeelsfeesten

Zeker nu Corona vrijwel achter ons ligt, is er weer meer sprake van personeelsfeesten en -etentjes. Deze kosten kunnen soms fors oplopen en dus is het raadzaam van tevoren goed te kijken naar de resterende vrije ruimte. Is de vrije ruimte niet toereikend? Kijk dan ook eens naar de mogelijkheden om een etentje of personeelsfeest op de werkplek te organiseren. Op de werkplek geldt een feest of etentje namelijk als nihil waardering, waardoor de kosten niet ten laste van de vrije ruimte komen. Wordt er bijvoorbeeld een barbecue op het terrein van het bedrijf georganiseerd? Dan hoeft alleen het normbedrag van € 3,55 per persoon aan de vrije ruimte te worden toegewezen in plaats van alle kosten. Dit kan een forse besparing opleveren.

Hoogte kosten

Let op dat de kosten die ondergebracht worden in de vrije ruimte van de werkkostenregeling, altijd inclusief BTW zijn. Krijgen de werknemers bijvoorbeeld een kerstpakket of anderszins een geschenk, dan wordt dus het bedrag inclusief BTW aan de vrije ruimte toegewezen. Zeker als er nog maar beperkt ruimte is, is het van belang hierop te letten. Dit kan namelijk net het verschil zijn tussen wel of geen overschrijding van de vrije ruimte.

Tot slot
Zeker met de verhoogde vrije ruimte in 2023 kan de werkkostenregeling worden benut om iets extra’s te doen voor het personeel. Het is zonde om deze ‘goedkope’ manier van belonen onbenut te laten. Soms vallen er echter kosten in de vrije ruimte waar werkgevers niet bij stilstaan, waardoor de resterende vrije ruimte kleiner is dan gedacht. Overleg daarom eerst met een specialist alvorens een (grote) uitgave wordt gedaan en laat de werkkostenregeling binnen uw bedrijf toetsen. Zo wordt u na afloop van het jaar niet ineens geconfronteerd met 80% eindheffing.